Logo baskılı kupalar ofise ulaştığında, dağıtıma geçmeden önce siparişle gelen ürünleri karşılaştırmak için kısa bir kontrol yapın. Model, tasarım, adet ve kutu içeriğini aynı kayıt üzerinden incelemek; satın alma, depo ve etkinlik ekiplerinin farklı bilgilerle çalışmasını önler.
Bu rehber, kurumsal siparişi teslim alan ekipler için pratik bir çalışma listesidir. Kontrolün amacı, dağıtıma hazır ürünleri belirlemek ve açıklığa kavuşturulması gereken noktaları üreticiye somut bilgilerle iletmektir.
1. Sipariş özetiyle son onayı yan yana açın
Kontrole başlamadan önce model adı veya ürün bağlantısını, sipariş edilen adetleri, son onaylı tasarımı ve kararlaştırılan ambalaj bilgisini bir araya getirin. Varsa fiziksel referans numuneyi de hazır bulundurun. Birden fazla logo veya model içeren siparişlerde, yalnızca toplam adedi gösteren bir belgeyle ilerlemeyin; her seçeneğin miktarını ayrı görün.
Örneğin, 300 kupalık bir siparişte 200 adet A tasarımı ve 100 adet B tasarımı bekleniyorsa, kontrol kaydında bu iki satırı ayrı tutun. Toplamın doğru olması, dağılımın da doğru olduğu anlamına gelmez. Bu sayılar yalnızca kayıt düzenini göstermek içindir.
Ürün, baskı ve kutulama kapsamını daha sipariş aşamasında netleştirmek için kupa teklifi hazırlama rehberindeki bilgi listesinden yararlanabilirsiniz.
2. Kolileri ve içindeki ürünleri ayrı kaydedin
Gelen koli sayısını teslimata eşlik eden bilgilerle karşılaştırın. Kolilere basit bir sıra numarası vererek hangi ürünün hangi koliden çıktığını not edin. Dış ambalajda ezilme, ıslanma veya açılma gördüğünüz yerleri fotoğraflayın; ürünleri incelerken ambalajla ürün arasındaki eşleşmeyi koruyun.
Dış kutunun sağlam görünmesini, içindeki bütün ürünlerin kontrol edildiği şeklinde değerlendirmeyin. Koli sayısını ve ürün adedini ayrı alanlara yazın. Bir kolide birden fazla model veya tasarım bulunuyorsa bunları da ayrı satırlarda izleyin.
Kontrol ettiğiniz ürün sayısını açıkça belirtin. Yalnızca bazı kutular açıldıysa kayda “kontrol edilen adet” yazın; tüm sipariş incelenmiş gibi bir sonuç oluşturmayın. Kurumunuzun tanımlı bir ürün kontrol yöntemi varsa onu esas alın.
3. Modeli, baskıyı ve kutu içeriğini karşılaştırın
Ürünleri son onaylı sipariş bilgileriyle karşılaştırırken aşağıdaki başlıkları kullanın:
- Model ve ürün rengi: Gelen model, sipariş özetiyle eşleşiyor mu? Farklı renk veya modeller birbirinden ayrılmış mı?
- Logo ve metin: Doğru logo sürümü mü kullanılmış? Slogan, internet adresi ve diğer yazılar onaylanan metinle aynı mı?
- Baskının yeri: Logonun kulba göre yönü ve tek ya da çift yüz uygulaması onaylı yerleşimle örtüşüyor mu?
- Görünür durum: Kulp, ağız kenarı ve gövdede kırık, çatlak veya açıklama gerektiren bir görünüm var mı? Baskıda eksik harf ya da okunamayan bir bölüm görülüyor mu?
- Kutu içeriği: Kararlaştırılan kutu, ek parça veya kart mevcut mu? Her hediye için beklenen içerik tamam mı?
Renk konusunda tereddüt varsa, yalnızca telefonda açılmış bir görsele dayanarak karar vermeyin. Sipariş için üzerinde anlaşılmış renk referansını ve varsa onaylı fiziksel örneği belirtip üreticiden değerlendirme isteyin. Hangi tasarımın esas alınacağını belirlemek için logo dosyası ve prova hazırlama rehberindeki sürüm ve yerleşim adımlarını kullanabilirsiniz.
Bu görsel incelemeyi bir dayanıklılık testi olarak değerlendirmeyin. Bulaşık makinesi, mikrodalga veya başka bir kullanım koşulu için ürün ve baskıya özel yazılı bilgi isteyin; kontrol amacıyla ürüne rastgele bir uygulama yapmayın.
4. Açıklama gereken ürünleri dağıtım grubundan ayırın
Kırık ya da çatlak görünen bir ürünü hediye paketine eklemeyin. Model, baskı veya içerikle ilgili soru bulunan ürünleri de değerlendirme tamamlanana kadar ayrı tutun. Kutuya veya raf bölümüne açıklayıcı bir not koyarak bu ürünlerin yanlışlıkla dağıtılmasını önleyin.
Üreticiye ileteceğiniz kayıtta genel bir “baskıda sorun var” ifadesi yerine gözlemi tarif edin. Örneğin “B tasarımının arka yüzündeki internet adresinde bir harf görünmüyor; 4 numaralı koliden çıkan ve incelenen 12 üründe aynı durum var” yazabilirsiniz. Bu örnek, inceleme kapsamının da belirtilmesini sağlar.
Bir genel görünüm fotoğrafı, ilgili bölümün yakın çekimi ve koli numarası açıklamayı kolaylaştırır. Sipariş referansını, kontrol edilen adedi ve aynı durumun görüldüğü adedi ekleyin. Kalan ürünleri henüz incelemediyseniz bunu da belirtin. Sonraki adımı siparişin koşulları üzerinden üreticiyle netleştirin.
5. Dağıtıma hazır adedi ayrı hesaplayın
Kontrol sonunda “gelen”, “incelenen”, “açıklama bekleyen” ve “dağıtıma ayrılan” adetleri ayrı kaydedin. Böylece etkinlik ekibi, yalnızca sipariş toplamını görerek dağıtım planı yapmaz. Farklı tasarımlar farklı şubelere gidecekse her grubun kutusunu buna göre işaretleyin.
Aşağıdaki kısa kayıt listesini kendi çalışma dosyanıza aktarabilirsiniz:
- Sipariş referansı ve kontrol tarihi:
- Kontrolü yapan kişi:
- Model, tasarım ve koli numarası:
- Sipariş edilen / gelen / incelenen adet:
- Açıklama bekleyen adet ve gözlem:
- Fotoğraf veya kayıt dosyasının adı:
- Üreticiye iletilen soru ve alınan yanıt:
- Dağıtıma ayrılan adet ve teslim edilecek ekip:
Bu liste kurum içi takip içindir; taşıma, iade veya bildirim koşullarının yerine geçmez. Siparişiniz için geçerli işlem adımlarını ilgili belgelerden ve muhatabınızdan ayrıca teyit edin.
Sık sorulan sorular
Yalnızca koli sayısını kontrol etmek yeterli mi?
Koli sayısı, ürün ve tasarım dağılımını tek başına göstermez. Ürün adedini, modeli ve kutu içeriğini sipariş özetiyle ayrıca karşılaştırın; ne kadarını incelediğinizi kayda geçirin.
Her kupa için fotoğraf çekmek gerekir mi?
Bu rehber böyle bir zorunluluk tanımlamaz. Açıklama gerektiren bir durum varsa ürünü ve ilgili ayrıntıyı gösteren fotoğrafları koli ve sipariş bilgisiyle eşleştirin. Kurumunuzun veya siparişinizin özel kayıt koşulları varsa onları izleyin.
Logo rengi beklediğimizden farklı görünüyorsa ne yapmalıyız?
Son onaylı renk referansını ve varsa fiziksel numuneyi bulun. Farkı tarif ederek üreticiye iletin; yalnızca ekrandaki görseli esas alıp bütün sipariş hakkında sonuç çıkarmayın.
Kupaları dağıtmadan önce yıkama denemesi yapmalı mıyız?
Görsel teslimat kontrolü, yıkama dayanımı testi değildir. Kullanım ve bakım bilgisini seçilen model ile baskı uygulaması için üreticiden isteyin. Özel bir test ihtiyacınız varsa yöntemi ve değerlendirme ölçütünü önceden birlikte belirleyin.
Hazırlayan: PromosyonBardak İçerik Ekibi