Bir fuar veya şirket etkinliği için promosyon kupa adedi belirlerken toplam ziyaretçi sayısını doğrudan sipariş miktarına çevirmeyin. Her ziyaretçiye mi, kayıtlı katılımcıya mı, yoksa belirli görüşmelerden sonra mı hediye verileceği önce netleşmelidir. Bu rehber, satın alma talebinden önce dağıtım ihtiyacını hesaplamak içindir; minimum sipariş veya üretim koşulu tanımlamaz.
Önce dağıtım kuralını yazın
“Etkinliğe gelen herkese” ile “davetli listesinde bulunan her kişiye bir kupa” farklı ihtiyaçlar doğurur. Hediye verilecek grubu, kişi başına miktarı ve dağıtım sorumlusunu yazın. Çok günlük bir etkinlikte aynı kişinin birden fazla gün gelmesini ayrı alıcı gibi saymayın. Ekibin kendi kullanımı veya konuşmacı hediyeleri varsa bunları ayrı satırlara alın.
Modeli henüz seçmediyseniz seramik kupa seçeneklerini değerlendirin. Kişi başına hediye planı ile etkinlikte ortak kullanılacak servis kupalarının ihtiyacı aynı hesap değildir.
Mevcut stoktan yalnızca kullanılabilir miktarı düşürün
Depodaki toplam kupa sayısını değil, bu etkinliğe ayrılabilecek ürünleri sayın. Eski kampanya tarihi taşıyan, farklı logolu, başka bir ekip için ayrılmış veya kullanılabilirliği kontrol edilmemiş ürünleri otomatik olarak düşmeyin. Farklı modeller dağıtılabilecekse bu kararın organizasyon ekibince kabul edildiğini kaydedin.
Pratik hesap: yeni alım ihtiyacı = planlanan dağıtım + ayrıca gerekçelendirilmiş yedek − bu işe ayrılabilir mevcut stok. Sonuç negatifse yeni alım ihtiyacını sıfır kabul edin; üreticiye sunulacak nihai miktarın model ve baskı koşullarıyla ayrıca değerlendirilmesi gerekir.
Yedeği sabit bir yüzdeyle varsaymayın
Her etkinlik için geçerli bir yedek oranı yoktur. Sonradan eklenebilecek davetliler, kurum içi kullanım veya başka bir belirli ihtiyaç için ayırdığınız miktarın gerekçesini yazın. Belirsizliği hem katılımcı tahminine hem yedek satırına ekleyerek iki kez saymamaya dikkat edin.
Örnek hesap yalnız yöntemi gösterir: tekil alıcılara 180, organizasyon ekibine 12 ve gerekçeli yedeğe 8 kupa ayrıldığını; uygun mevcut stokta 30 kupa bulunduğunu varsayalım. Yeni alım ihtiyacı 180 + 12 + 8 − 30 = 170 olur. Bu sayılar önerilen sipariş miktarı, minimum adet veya teklif değildir.
Belirsiz katılımı ayrı senaryolarla teklif edin
Kesinleşmiş alıcılar ile henüz yanıt vermemiş davetlileri ayrı tutun. Aynı model, baskı ve ambalaj için bir temel miktar ile daha yüksek katılım senaryosunu ayrı fiyatlandırmasını üreticiden isteyin. Ek siparişin sonradan aynı fiyat veya takvimle yapılabileceğini varsaymayın; adet değişikliği için son karar tarihini ve koşulları sorun.
Etkinlik tarihinden önce kurum içi teslim alma, kontrol ve dağıtım hazırlığına ihtiyaç duyduğunuzu belirtin. Üretim ve sevkiyat sürelerini kendiniz varsaymak yerine üreticiden teyit alın. Ayrıntılı teklif kapsamı için toptan kupa teklif rehberini kullanın.
Son listeyi tek bir sorumlu kesinleştirsin
Kayıt alanları: dağıtım grubu, tekil alıcı sayısı, kişi başına adet, ekip ihtiyacı, yedek gerekçesi, kullanılabilir stok, yeni alım miktarı ve son onay tarihi. Farklı logo varyantları gerekiyorsa bu toplamı tasarım başına adetlere ayırın. Ürünler geldiğinde ise teslimat kontrolünü ayrıca yapın.
Etkinliğinizin adet senaryoları için teklif isteyin. Model bağlantısını, temel ve alternatif miktarı, etkinlik tarihini ve ihtiyaç duyduğunuz teslim yerini ekleyin. Talebinizin uygulanabilirliği teklif aşamasında netleştirilir.